Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: novembre 2009

La vie privée de nos investisseurs est quelque chose de très important pour nous. Notre politique de confidentialité définit les directives devant être suivies par le personnel de Sprott Inc. en ce qui a trait à la gestion des informations personnelles et professionnelles, incluant le type d'information pouvant être recueillie, comment celle-ci doit être utilisée et avec qui elle peut être partagée. Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à maintenir la confidentialité de vos informations.

Certaines définitions que vous devez connaître

L'utilisation de nous et notre fait référence, dans les cas où c'est applicable, à n'importe quel membre du personnel ou à l'ensemble de Sprott Group.

Sprott Group signifie l'ensemble de Sprott Inc., incluant toutes ses divisions affiliées et entreprises parentes dont Sprott Asset Management LP, Sprott Private Wealth LP and Sprott Consulting LP, de même que tout programme ou coentreprise auxquels ces entités participeront.

Service fait référence à tout produit financier, service de courtage ou d'investissement offert par Sprott Inc.

Vous et votre fait référence à toute personne - qu'il s'agisse d'un individu, d'une corporation ou d'une fiducie - ayant fait application ou signé une application relativement à tout service offert par Sprott, incluant les co-souscripteurs, les répondants ou les représentants de corporations tels que les directeurs.

OAR fait référence aux organismes d'autoréglementation, incluant l'Organisme canadien de réglementation du commerce et des valeurs mobilières (OCRCVM), l'Association canadienne des courtiers de fonds mutuels, les bourses et autres marchés réglementés, ainsi que le Fonds canadien de protection des épargnants.

Quelles informations personnelles recueillons-nous?

L'expression « informations personnelles » fait référence à toute information à propos de vous incluant de l'information pouvant être utilisée spécifiquement pour vous identifier. Les informations personnelles que nous vous demandons de fournir incluent :

nom complet, adresse, occupation et date de naissance; toutes ces informations étant exigibles selon la loi;
une preuve d'identification, telle que le permis de conduire ou le passeport;
votre numéro d'assurance sociale pour fins de déclaration d'impôt sur le revenu, tel qu'exigé par la loi;
vos informations financières incluant votre revenu annuel, vos actifs et dettes, ainsi que vos informations bancaires;
vos historiques d'emploi et de crédit;
les informations relatives aux tierces parties, telles que votre conjoint ou conjointe, si vous souscrivez à certains services pour lesquels ceci est exigé par la loi.

En ce qui a trait aux entités légales telles que les entreprises, partenariats, fiducies, successions ou clubs d'investissement, nous sommes susceptibles d'exiger les informations mentionnées ci-dessus pour chaque personne autorisée, chaque partenaire, fiduciaire, exécuteur testamentaire ou membre du club, lorsque cette procédure nous semblera appropriée.

Comment recueillons-nous l'information vous concernant?

Nous recueillons vos informations personnelles ou celles relatives à vos entreprises directement auprès de vous et par l'intermédiaire de votre conseiller financier ou courtier, ceci afin d'être en mesure de vous fournir des services, de répondre aux exigences légales et réglementaires, ou pour toutes autres fins auxquelles vous aurez consenti. Vos informations peuvent être recueillies auprès d'une variété de sources incluant :

des formulaires d'application, des questionnaires ou autres types de formulaires que vous nous soumettez, de même que les contrats par lesquels vous vous engagez avec nous;
les transactions que vous effectuez avec nous;
les rencontres et conversations téléphoniques;
nos sites web.

Toutes les conversations téléphoniques que nous aurons avec vous sont susceptibles d'être écoutées et enregistrées. Le contenu de l'appel peut aussi être archivé. Nous vous informerons probablement de cette possibilité avant de débuter l'appel. Cette pratique vise à établir un dossier de référence incluant l'information exacte que vous nous fournissez, ceci afin de s'assurer que vos instructions sont suivies adéquatement et que nous puissions maintenir notre service-client à nos standards d'excellence.

Comment vos informations sont-elles utilisées?

Nous recueillons et utilisons vos informations personnelles et d'affaires afin de vous offrir le meilleur service possible et pour les fins prévues au contrat vous liant avec nous, comme par exemple :

pour vérifier votre identité et l'exactitude de vos informations;
pour confirmer votre statut corporatif;
pour bien comprendre vos besoins;
pour évaluer la pertinence de nos services pour vous;
pour mettre en place, administrer et fournir des services qui répondent à vos besoins, incluant la capacité de satisfaire à toutes les exigences relatives aux déclarations ou audits;
pour vous fournir nos services courants, incluant l'exécution de vos transactions;
pour fournir, que ce soit à vous, à votre conseiller financier ou à votre courtier, des confirmations, reçus d'impôts, avis de procuration, états financiers et autres rapports de types variés.
pour répondre aux exigences légales et réglementaires.
pour gérer et évaluer nos risques;
pour nous protéger des erreurs et prévenir ou détecter les fraudes et autres activités criminelles.

Votre numéro d'assurance sociale, votre numéro de sécurité sociale et toute autre forme d'identification personnelle ou d'entreprise fournie par le gouvernement sont recueillis, utilisés et divulgués afin de respecter les exigences de déclaration relatives à l'impôt sur le revenu, tel que requis par la loi. De plus, il est possible que nous vous demandions votre NAS afin de confirmer votre identité. Ceci nous permet de conserver la confidentialité de vos informations personnelles en évitant toute confusion possible avec d'autres clients du même nom, ceci tout en assurant le maintien de l'intégrité et de l'exactitude des données vous concernant. Il vous est cependant possible de refuser de consentir à l'utilisation ou à la divulgation de votre NAS pour toutes fins autres que celles exigées par la loi.

De quelle façon votre consentement est-il obtenu?

Les gestes que vous posez sont considérés comme étant indicatifs de votre consentement quant à l'utilisation, l'utilisation et la divulgation de vos informations personnelles. Par exemple, en signant un formulaire d'application où vous avez volontairement fourni vos informations personnelles - directement ou par l'entremise de votre conseiller financier ou courtier - et en poursuivant votre relation d'affaires avec nous, vous consentez de facto à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation desdites informations aux fins mentionnées dans la présente politique de confidentialité. Sprott Group n'exigera pas, à titre de condition pour vous offrir ses services, que vous consentiez à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos informations personnelles au-delà de ce qui est requis aux fins mentionnées dans la présente politique de confidentialité

Avec qui partageons-nous vos informations?

Il est possible que nous partagions vos informations personnelles ou d'affaires à avec les différentes divisions de Sprott Group aux fins prévues ci-dessus. Comme nous ne fournissons pas directement tous les services reliés à votre relation d'affaires avec nous, il est possible que, pour fournir certains services, nous utilisions des tierces parties ou représentants tels que :

votre conseiller financier ou courtier;
d'autres fournisseurs de services financiers tels que des courtiers en investissement, mandataires, banques et autres entités servant à financer et faciliter les transactions ou opérations effectuées en votre nom;
agents de transfert, gestionnaires de portefeuilles, firmes de courtage et autres fournisseurs de services similaires;
autres fournisseurs de services tels que les services comptables, légaux ou de préparations de déclarations d'impôts.

Nos fournisseurs de services et représentants traitent et manipulent vos informations en notre nom et collaborent avec nous pour différentes activités telles que l'impression, l'imagerie, l'archivage et le déchiquetage de documents, les envois postaux et le marketing. Certains de ces fournisseurs peuvent être situés hors du Canada. Il en résulte que vos informations seront possiblement accessibles aux autorités réglementaires selon les exigences reliées aux lois en vigueur dans ces juridictions. Lors de toute éventualité où des informations sont fournies à nos représentants et fournisseurs de services, nous exigerons de ces derniers qu'ils protègent ces informations conformément aux politiques et pratiques de confidentialité de Sprott Group.

Il est aussi possible que nous soyons tenus par la loi de divulguer certaines informations aux autorités réglementaires du gouvernement. Nous pourrions, par exemple, être tenus de transmettre vos revenus aux ministères ou autres autorités responsables de la loi sur l'impôt. Il est également possible que nous devions divulguer vos informations personnelles et d'affaires aux organismes d'autoréglementation. Ces organismes recueillent, préservent et utilisent de telles informations à des fins de réglementation incluant la surveillance des transactions mobilières, les audits, les enquêtes, la mise à jour des bases de données réglementaires et les procédures de mise en application des règlements. Les organismes d'autoréglementation seront par la suite susceptibles de divulguer ces informations lorsqu'ils se rapporteront aux agences de réglementation des transactions financières, lorsqu'elles partageront de l'information avec d'autres organismes d'autoréglementation ou avec les organismes d'application de la loi.

Sprott Group pourrait éventuellement être impliqué dans un processus de vente, de transfert ou de réorganisation de tous ou de certaines de ses activités dans un futur indéterminé. Dans le cadre d'une telle vente, transfert ou réorganisation, il est possible que nous divulguions vos informations personnelles ou d'affaires à la partie acquérante.

Comment utilisons-nous vos informations personnelles à des fins de marketing?

Il est possible que nous partagions vos informations personnelles ou d'affaires, ceci exclusivement au sein de Sprott Group, avec l'objectif de promouvoir des produits ou services qui nous semblent susceptibles de vous intéresser. Ce type d'utilisation sera cependant toujours soumis à votre approbation. Nous pourrons par exemple vous demander vos coordonnées, telles que votre numéro de téléphone, votre adresse résidentielle, votre adresse courriel ou autres adresses électroniques. Nous conserverons et utiliserons ces informations, nous les divulguerons aussi aux autres entités membres de Sprott Group, de façon à ce que nous, ou n'importe quelle de ces entreprises puissent vous contacter directement à des fins de marketing incluant le télémarketing. Vous serez libre de retirer votre consentement à de telles pratiques à n'importe quel moment, ce consentement ne représentant pas une condition essentielle à la poursuite de notre relation d'affaires avec vous. (voir ci-dessous)

Que devez- vous faire pour retirer votre consentement?

Dans le respect des exigences légales, réglementaires et contractuelles, vous pouvez refuser de consentir à ce que nous collections, utilisions et divulguions vos informations personnelles ou d'affaires. Vous pouvez aussi refuser de consentir à la collecte, l'utilisation ou la divulgation future de ces informations à n'importe quel moment, moyennant un préavis raisonnable. Selon les circonstances, l'annulation de votre consentement pourra cependant avoir un impact sur notre capacité de vous offrir, ou de continuer à vous offrir certains services ou informations qui pourraient être utiles pour vous. Nous agirons selon vos instructions le plus rapidement possible mais il se peut que certaines utilisations de votre information ne puissent être interrompues immédiatement.

Vous pouvez nous informer à tout moment de votre désir que nous cessions l'utilisation de vos informations dans le but de promouvoir nos services, ou encore les produits et services de tierces parties que nous avons sélectionnées, ou encore que nous mettions un terme au partage de vos informations avec d'autres entités membres de Sprott Group. Si vous désirez retirer votre consentement tel que défini dans cette politique de confidentialité, vous pouvez le faire à tout moment en nous contactant par la poste à l'adresse suivante : Sprott Inc., a/s Corporate Secretary, Suite 2700, South Tower, Royal Bank Plaza, 200 Bay Street, Toronto, Ontario M5J 2J1, ou par courriel à : scompliance@sprott.com.

Comment vos informations sont-elles mises à jour?

Étant donné que nos décisions sont prises en nous fiant aux données dont nous disposons, nous vous encourageons à soutenir nos efforts visant à conserver des informations exactes et complètes à votre dossier. Veuillez nous contacter à tout moment par écrit à Sprott Group, a/s Corporate Secretary, Suite 2700, South Tower, Royal Bank Plaza, 200 Bay Street, Toronto, Ontario M5J 2J1, si vous désirez mettre à jour certaines informations figurant à votre dossier.

Comment vous est-il possible d'avoir accès à vos informations?

Vous pouvez demander à tout moment l'accès aux informations personnelles que nous détenons sur vous. Vous pourrez alors vérifier leur nature et leur exactitude, puis exiger les corrections appropriées si nécessaire. Pour demander l'accès à vos informations, veuillez s.v.p. nous contacter à Sprott Inc., a/s Corporate Secretary, Suite 2700, South Tower, Royal Bank Plaza, 200 Bay Street, Toronto, Ontario M5J 2J1.

Votre requête sera traitée dans les meilleurs délais. Il est cependant possible que nous ne soyons pas en mesure de vous donner accès à toute l'information que nous avons sur vous. Dans cette éventualité, nous vous fournirons une explication justifiant notre incapacité à vous fournir ladite information.

Qui devez-vous contacter si vous avez des questions ou autres préoccupations?

Si vous avez des questions à propos de notre politique et de nos pratiques relatives à la confidentialité, veuillez s.v.p. contacter notre Responsable de la confidentialité par téléphone au 1-888-362-7172, par courriel à scompliance@sprott.com, ou par la poste à Sprott Inc., a/s Responsable de la confidentialité, Suite 2700, South Tower, Royal Bank Plaza, 200 Bay Street, Toronto, Ontario M5J 2J1.

Si la réponse ne vous satisfait pas pleinement, vous pouvez également contacter le commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Les plaintes au Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada doivent être soumises par écrit à l'adresse suivante : Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada, a/s Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 112 rue Kent, Ottawa, Ontario K1A 1H3

Information additionnelle

Cette Politique de confidentialité peut être amendée de temps à autre pour prendre en considération les changements aux législations et autres éventualités susceptibles d'avoir une influence sur son contenu. La nouvelle version révisée de la Politique de confidentialité sera affichée sur nos sites web publics, incluant www.sprottinc.com. Il est également possible que nous vous en fassions parvenir un exemplaire par la poste.